Qu’est-ce que l’agilité et comment la maintenir pendant le confinement ? Éléments de réponse avec Quentin !

La méthodologie agile qu’est ce que c’est et comment l’applique-t-on malgré le confinement

Méthodologie | Agile | Confinement | Travail

Quentin Klein est Lead Tech et Facilitateur au sein de la jeune agence de Paris.

Avec la période particulière qu’on vit depuis maintenant un peu plus d’un an, beaucoup de choses ont changé dans ces 2 métiers.

Dans cet article, il nous apporte sa vision à propos de l’évolution des méthodes et de l’agilité depuis le premier confinement.

Depuis le premier confinement, de nombreuses entreprises jouent le jeu du télétravail en masse. Cela va faire quasiment un an, est-ce qu’on est maintenant habitué à cette méthode ?

L’évolution du travail, dû au confinement varie, selon les entreprises.
Certaines ont réussi à prendre le virage du travail en remote sans difficulté car elles avaient déjà  une certaine culture travail à distance… Pour d’autres, ça a été plus compliqué.

Finalement, on se rend compte que tout dépend de la méthode et du contexte existant au sein de l’entreprise. 

De nombreuses entreprises ont dû s’adapter à ce changement de manière rapide et brutale, les entreprises qui ont subi le confinement, pour différentes raisons, se sont retrouvées en grande difficulté.

Avec la présence des collaborateurs dans les locaux, les rencontres pour les projets étaient plus simples, il est évident que la proximité physique facilite les échanges. 

À l’inverse, le télétravail a tendance à casser les conversations informelles et le naturel des discussions. 

Et c’est dommage, parce que ce genre de discussions aide à faire avancer les projets.

Un exemple typique : les réunions autour de la machine à café.
Quand on pouvait discuter du projet autour d’autres choses que nos ordinateurs ou nos tableaux blancs, ça permettait d’ouvrir les esprits, de changer de point de vue.

À distance, c’est plus compliqué.

Finalement, on n’est pas “habitué” au travail à distance (sauf si notre entreprise est fondée en full-remote).

On découvre encore beaucoup, on découvre surtout en avançant.

En revanche, ce qui est sûr, c’est que tant que cela sera vu comme une conséquence de la pandémie et pas comme une évolution naturelle du travail en équipe, on sera condamné à mal le vivre. 

Est-ce que l’application de méthodes agiles facilite le travail à distance ou le rend plus compliqué ?

Les collaborateurs étant chez eux, les méthodes agiles sont “plus difficilement” applicable.

Ça ne veut pas dire qu’elles ne sont pas adaptées, au contraire.

En fait, on a tendance à oublier qu’elles reposent beaucoup sur les échanges humains et les discussions plutôt que sur un cahier des charges.
Avec ce confinement, les processus des méthodes agiles ont été chamboulés. 

Ce n’est pas tant que c’est plus dur à appliquer. C’est que ça demande plus d’efforts pour bien l’appliquer.

Le contact humain devient quasi inexistant avec le distanciel et les discussions informelles beaucoup plus rares. 

Ces pertes ont diminué les synergies, des projets, des échanges, du groupe finalement. Tout ce qui était lié aux conversations informelles.

Plus de difficultés dans le management du projet aussi, car la méthodologie s’appuie beaucoup sur une réelle proximité avec les collaborateurs.

Mais finalement, ce n’est pas plus mal…

De nombreuses solutions sont apparues au sein des équipes pour aider les collaborateurs à échanger lors de la réalisation d’un projet.

Ces solutions permettent de maintenir les discussions “machine à café” qui aident souvent à l’idéation, elles soutiennent aussi un état d’esprit positif grâce à l’échange informel ! 

L’émergence de ces outils (Meet, Discord, Slack, …) permet de diminuer le problème de la distance entre les collaborateurs et éviter les planifications de réunion (encore une fois, il faut garder un côté “machine à café“). 

En revanche, le risque est de s’enfermer dans un écosystème et de perdre de vue l’objectif.

Ce qu’il faut bien comprendre, c’est qu’on doit arrêter de se concentrer sur des “solutions” mais revenir au fondamental de l’outil.

“Qu’est-ce qu’on cherche à faire ?”

Avec l’émergence de Scrum, j’ai l’impression que les équipes ont perdue de vue le “pourquoi” ils mettent une méthode en place, ils font Scrum.

Leur pourquoi ? Parce que tout le monde fait ça ou parce que la direction l’a décidé.

Le danger, c’est la perte de sens, mais c’est masqué par l’habitude qu’on a d’utiliser  ces solutions.

Le changement brutal avec un passage du 100% présentiel au 100% remote a complètement cassé cette habitude.

Conséquence : cela a fait émerger les manques sur les outils, sur les problèmes en faisant imploser l’usage des solutions.

En plus de ça, certains abus propres aux échanges à distance sont apparus, et c’est normal.
Il est plus difficile de garder un fil rouge durant ces réunions via les outils distanciels. 

En visio, il est facile de faire autre chose si la caméra n’est pas allumée.
On peut interrompre sans forcément capter les signaux qu’une autre personne allait parler.
On va prendre des initiatives, c’est bien, mais sans en parler et jamais en discuter à la machine à café

Donc, toutes ces nouvelles choses, il va falloir les adresser, les comprendre, travailler avec et s’adapter. Et en cela, le travail à distance rend la vie de ceux qui étaient habitué au présentiel beaucoup plus compliqué.

Il ne suffit plus de remplir des tickets sur JIRA et de se lever 15minutes le matin pour raconter sa vie.

Mais finalement, c’est toujours mieux que de ne rien faire !

Ce sont des “bons” problèmes à identifier et à traiter pour avancer.

Par rapport à ces fondamentaux et ces habitudes, une entreprise qui a capitalisé sur une méthodologie depuis 5 ans, 10 ans, ne va pas tout changer à cause du télétravail ? Du coup, quelle est la stratégie à mettre en place ?

Le vrai danger pour moi est de se tourner vers des processus trop compliqués pour le résultat attendu.

C’était déjà un problème en présentiel, ça l’est encore plus à distance.

Du fait de la crise que nous traversons, les entreprises se sont précipitées, je pèse le mot, dans l’utilisation de certaines solutions, parfois en se trompant dans le choix. 

Et ce n’est pas grave !
Il y avait un besoin urgent, il a été répondu de façon urgente. C’est normal. 

Là où je trouve ça dommage, c’est quand un mauvais outil reste alors qu’il n’est pas adapté à l’équipe. 

Le télétravail n’a pas changé ça, il n’a pas créé ce problème. Il a toujours été présent. Seulement il l’a mis en lumière quand on ne le voyait pas.

De mon point de vue, il ne faut pas hésiter à changer d’outil s’il ne permet pas une simplification de ce qu’on cherchait à faire.

Pour cela, il ne faut pas non plus hésiter à se remettre en question. 

Oui c’est chiant, oui il faut se réhabituer, mais si l’équipe n’aime pas l’outil, ou que l’outil ne sert pas l’équipe, il faut changer l’outil. 

Encore une fois, qu’est-ce qu’on cherche à faire ?

– Des US dans JIRA ? Ou bien suivre l’avancée d’un produit au jour le jour ?
– Des réunions dans Google Meet ? Ou bien créer des moments d’échanges dans la journée ?
– Et j’en ai plein d’autres exemples comme ça…

La solution a pris le pas sur la fonction.

Quand on perd de vue cela, on part dans la mauvaise direction.

Se retrouver très rapidement en télétravail sans avoir pris le temps d’y réfléchir à fait mettre en place énormément de solutions.

Un autre constat est que le choix des outils ne doit pas reposer seulement sur les managers.
Les collaborateurs doivent aussi avoir leurs mots à dire, il faut les impliquer pour trouver la meilleure solution avec laquelle ils vont travailler pour des meilleures performances.

Et peut-être même que ça changera dans 1 an ou 2. L’agilité c’est aussi ça, se remettre en question et accepter le changement. L’accepter pour pouvoir en faire quelque chose.

Une entreprise agile qui se dit : “on ne peut pas changer on a trop capitalisé sur cela” alors qu’il y a un vrai besoin n’est pas vraiment agile selon moi.

Pour en revenir à l’agilité en télétravail, concrètement, qu’est-ce que cela a changé ? Y a-t-il vraiment une différence dans l’application des méthodologies ?

Dans les méthodes agiles, il y a de nombreux rituels en particulier pour les équipes Scrum. 

Le passage en remote nécessite une nouvelle organisation dans le travail. 

Pour faire simple, on est passé du post-it sur un tableau à un outil collaboratif comme Miro ou Jira du jour au lendemain. 

Bon, j’exagère un peu, de nombreuses équipes utilisent déjà des solutions numériques… Mais ça illustre mon propos.

De nombreuses solutions ont de leurs côtés ajoutés des fonctionnalités pour se rapprocher des situations de conversation classique.

Par exemple le lever de main sur les outils de communication, pour éviter de couper la parole. 

Le passage au tout numérique pour diminuer le problème de la distance a précipité la perte de l’”artisanat” propre aux méthodologies agiles.

Beaucoup de choses changent entre présentiel et remote, ce n’est pas uniquement lié à l’agilité.

Ça fait old school, mais si on en revient aux bases : il faut aussi que les équipes se demandent “pourquoi est-ce qu’on avait mis en place l’agilité ?”.

Selon la réponse, il faut trouver un moyen de continuer à répondre à cela en distanciel. 

Le plus compliqué, pour moi, c’est de garder une proximité dans les équipes.
On a beau pouvoir tout faire en visio, cela n’a pas la même “saveur” que de se retrouver ensemble.

Et je pense aussi qu’il faut adapter les rituels, on ne peut pas juste copier-coller ce qu’on faisait avant et le mettre en visio. Cela ne fonctionne tout simplement pas.

Cela dit, le fondamental de l’agilité ne diffère pas. Le but reste de créer une vraie synergie, des échanges, une écoute et de construire un produit top en réagissant rapidement aux changements et besoins.

Une fois que tout cela sera derrière nous, est-ce que tout redeviendra comme avant ?

Pour le moment, il me semble compliqué d’envisager un retour à la normale. 

Par contre, on doit se poser des questions aujourd’hui, pour ne pas être pris de cours demain.

– Comment préparer un retour sur site ? 

– Retourne-t-on en présentiel à 100% ?

– Présence sur certaines étapes du projet ? 

– Garde-t-on la même méthodologie ? 

– Changeons-nous les outils ?

Toutes ces questions sont importantes car elles permettent de se préparer au mieux à un potentiel retour.

Je pense qu’il faut envisager, une multitude de possibilités pour ne pas faire dans la précipitation. 

Ce qui est sûr, c’est qu’il faut en parler. Avec les équipes, avec les directions, avec qui vous voulez, mais il faut échanger.

Il peut être intéressant pour les entreprises de laisser le choix aux collaborateurs de la manière dont ils souhaitent travailler, en full remote, en présence complète, en mixant selon, les besoins du projet.

En impliquant les collaborateurs dans les décisions, ils auront moins de contraintes de travail et seront plus facilement disponibles pour avancer sur le projet. 

La période a prouvé que, aussi compliqué que ça puisse être, on a réussi à produire, à sortir des features, à s’organiser, à s’adapter. Et je pense que le mot-clé est vraiment celui-là : s’adapter.

Le risque c’est l’inertie encore une fois.

Continuons de nous remettre en question, continuons de nous challenger. Sur la méthode, sur les solutions, sur l’organisation.

Peu importe quand l’après COVID arrivera, ce qui est sûr c’est qu’il n’y aura pas de retour à la “normale”.

Déjà qu’est-ce que la normale ? La normale change tous les jours et avec ce qu’on vient de vivre, elle a fait un bond de 20 ans en avant.

Et la Mobilery dans tout ça ?

Depuis longtemps, la Mobilery laisse de l’autonomie aux collaborateurs dans l’approche qu’ils souhaitent de leur travail. 

Mais soyons honnêtes, en étant une entreprise de service, le collaborateur s’adapte surtout aux équipes du client et à leur manière de travailler.

Pour La Mobilery, l’obligation de passer à du télétravail à temps plein s’est faite assez facilement dans “la production”, car l’entreprise fait partie des entreprises qui avaient déjà un système de travail à distance assez présent… 

Malgré tout, on a eu du mal… 

Surtout sur le côté animation et vie de l’entreprise, car on était très “présentiel” sur cette partie. 

Heureusement, on a une équipe support formidable qui a redoublé d’efforts pour essayer, essayer et réessayer, différents formats pour continuer à garder cette convivialité. Continuer de faire passer les infos et autres.

Pour moi, c’est ça qui est important : on a vu un changement, on s’est heurté au changement, mais au lieu de rester bloqués dessus, on s’est adapté. 

On a “embrassé” le changement, même si on aurait aimé faire différemment et qu’on a tous hâte de se retrouver physiquement.

Autre avantage, nos collaborateurs sont équipés pour le remote. Ils ont un ordinateur et peuvent faire la demande de matériel s’il venait à manquer.

Finalement, on en a même profité pour mettre en place une charte de télétravail. 

L’idéal pour fixer un cadre de travail et accompagner au mieux les collaborateurs. 

L’avis de Quentin

À mon avis, le travail en remote est la méthode de travail qui sera privilégiée à l’avenir. 

Reste à savoir comment sera fixé le curseur entre une présence totale dans les locaux de l’entreprise et un travail pleinement en remote. 

Ceux qui réussiront le mieux seront ceux qui communiqueront le plus avec leurs équipes.

Les entreprises qui vont s’adapter pour mettre les employés dans les meilleures conditions seront celles qui survivront au mieux.

En attendant, il faut continuer de se poser les bonnes questions et se remettre en question sur ce qu’on fait régulièrement.

Quelques conseils en attendant ?

Pour rendre plus agréable une communication et rompre avec un sentiment de solitude vous pouvez toujours :

– Allumer la caméra, voir un visage et des émotions sont des choses importantes, le langage corporel fait beaucoup dans un échange. 

– Garder des discussions informelles avec les outils de communication, discord, slack, Meet… n’importe quoi. Donnez à vos collaborateurs un moyen de se parler sans devoir planifier. 

– Mettre en place des activités de détente qui peuvent être faites à distance (Blind test, after work, cours de cuisine). En attendant de pouvoir se retrouver physiquement, se retrouver virtuellement autour d’un “thème” commun fait beaucoup de bien.  

Finalement, retrouver un peu de sociabilité et d’humanité pour éviter l’isolement et garder un esprit d’équipe !

Si une équipe se sent bien, dans de bonnes conditions, le reste suivra naturellement.

Eloi de Bruignac


3 mars 2021