À La Mobilery, on accompagne nos clients dans la réalisation de projets innovants et numériques.
Dans certains cas, cet accompagnement passe par la transformation du mode de fonctionnement des équipes qui réalisent ces projets.

Dans le cadre d’une de ces missions, je suis amené à être le facilitateur d’une équipe.
L’équivalent du ScrumMaster que vous connaissez si vous appliquez Scrum.

La rétrospective

Pour accompagner cette équipe, nous avons essayé différents outils.
L’idée étant de garder ceux qui nous semblent adaptés et de jeter le reste.

L’un de ceux qu’on a gardé est la rétrospective en fin d’itération.

La rétrospective permet de lancer un regard sur ce qui vient de s’écouler et surtout de générer de l’amélioration continue.
Se réunir et discuter pour dire de se réunir et de discuter, c’est bien, mais ça n’aide pas à avancer et à faire en sorte que la prochaine itération se passe mieux que la première.

Le problème de la rétrospective, c’est que c’est vite répétitif.
Selon votre durée d’itération (dans cette équipe en particulier, on est sur 1 semaine …) vous allez vous réunir à chaque fois et animer une réunion qui peut vite devenir rébarbative.

Les serious games à la rescousse

Une façon intéressante de mener ce genre de réunion est d’utiliser des serious games.
Ce sont des moyens ludiques d’amener la réflexion et surtout de la cadrer (pour éviter que la réunion ne dérive trop).

Il existe beaucoup d’exemple de rétrospective qui sont très intéressants (la 4L, le speedboat, la montgolfière, le KDS, etc…)

Il y a quelque temps j’ai été impressionné par une rétrospective faite par OCTO, son thème était Star Wars à retrouver ici.

Et là je me suis dis : mais c’est vrai, pourquoi ne pas écrire une rétrospective qui change un peu ? Alors j’ai pris mon crayon et c’est là qu’est née…

La rétrospective Dragon Ball

D’abord, quels sont les buts de cette rétrospective ?

• Recueillir l’état d’esprit des participants, savoir comment ils ont vécu l’itération.
• Célébrer les victoires
• Identifier les menaces
• Garder un oeil sur des bonnes choses qui ont été tentées, même si elles ont échoué.
• Et pour finir, essayer de se concentrer sur 1 chose qui pourrait être un game changer pour la (les ?) prochaine itération.

La rétrospective peut durer 1h, en fonction de combien vous êtes dans votre équipe.

Étape 1 : Choisis ton personnage (~ 15min)

La première étape de cette rétrospective est de choisir le personnage de Dragon Ball que l’on veut incarner.

Pendant 1 minute, chaque membre de l’équipe va se concentrer et choisir le personnage qui lui a ressemblé le plus durant l’itération.

Ensuite, on prend environ 2 minutes par personne pour que chacun explique pourquoi il se sent investi du personnage qu’il a choisi.

Chaque personnage a son propre caractère et sa façon de se comporter, il ne s’agit pas ici de choisir celui qui nous correspond en tout point, mais celui qui nous a le plus ressemblé.

NB : C’est encore mieux si on dispose de cartes.
Attention, on peut très bien avoir une équipe entière qui prend le même personnage, donc il faut prévoir large.

Voici des exemples de personnages que j’avais retenus :

Goku

Le rêveur ! Vous pensez que tout s’est bien passé. Vous avez beaucoup appris et attendez la prochaine itération avec hâte.

Vegeta

Le guerrier ! Vous pensez que vous pouvez faire mieux. Vous pouvez vous sentir un peu frustré néanmoins et avoir un peu de rage en vous.

C-18

Le robot ! Vous faites ce qu’on vous dit, point barre. Votre interêt pour ce que vous avez fait est plus que limité et si vous aviez pu ne rien faire, c’est certainement ce que vous auriez fait

Freezer

La colère ! Vous avez l’impression que tout ce que vous avez entrepris est compromis. Ou encore, vous n’arrêtez pas de vous battre et à chaque fois vous vous sentez battu.

NB : N’hésitez pas à ajouter les personnages qui vous semblent justifiés. En revanche, n’en ajoutez pas trop sinon les gens vont passer plus de temps à choisir qu’a vraiment réaliser l’exercice.

Maintenant que c’est fait, chacun sait quel est l’état d’esprit de chacun. Cela aide à comprendre comment ils ont vécu l’itération, mais aussi comment ils abordent la rétrospective.

Étape 2 : Le Genkidama (~20 min)

C’est la fin d’une bataille épique à la Dragon Ball !

Ce nouvelle ennemi est vraiment, vraiment fort et il menace {le but du sprint} depuis trop longtemps maintenant.

Depuis les derniers {durée de votre itération} jours, le combat a été rude. Certains combattants ont fait de leur mieux, mais se sont quand même fait battre…

La dernière chose à faire maintenant, c’est tenter un ultime Genkidama, ce que {nom de votre équipe} est en train de faire.

Il est temps d’en finir, d’une façon ou d’une autre.

Story telling pour le Genkidama

L’idée de cet atelier est proche du speedboat.

• L’ennemi (en haut à gauche), représente des menaces, des mauvaises choses qui sont arrivées à la team durant l’itération.
• Le genkidama (en haut à droite), représente les bonnes choses qui sont arrivées et qui ont aidé.
• Les personnages K.O (en bas à gauche), sont les bonnes idées qui ont été essayées pendant l’itération mais qui ont échouées, quelles que soient les raisons.
• Les montagnes (en bas à droite) représente le but de l’itération, celui que l’équipe devait atteindre. (Il peut être rappelé par un post it)

Prenons d’abord 5 minutes, chacun écrit sur des post-its des éléments qui correspondent à chacune des catégories.

Ensuite, pour les 15 minutes suivantes, chacun vient poser ses notes sur la scène et explique rapidement l’idée.

Si c’était une menace, alors pourquoi ? Si c’était un accélérateur, comment ça a aidé ? Si c’était une tentative échouée, pourquoi a-t-elle échoué ?

Maintenant, avec tout ce feedback, est-ce qu’on peut se dire que l’itération était un succès ? Et qu’on a battu l’ennemi ? Ou est-ce que c’est lui qui a gagné ?

Etape 3: Shenron (~15 minutes)

{votre nom d’équipe} l’a fait ! Avec l’aide de Bulma et de son détecteur, vous avez trouvé les 7 Dragon Ball.

D’un coup, le ciel devient sombre, comme une tempête, mais sans pluie ni vent, et un dragon géant vert apparaît.

C’est Shenron et il vous demande votre souhait. Vous n’en avez qu’un.

C’est le moment de choisir.

It’s Shenron and it asks you for a wish, but only one.

It’s time to choose.

Storytelling pour Shenron

Prenez 3 minutes pour écrire, maximum 3 post-its par personne sur des idées qui seraient, selon elles, le meilleur vœux pour Shenron. (Dans le but de les aider)

Des voeux réalistes, pas de bouton magique sur lequel on appuie pour finir automatiquement le sprint.

Pendant les 10 minutes suivantes, tour à tour, chacun colle ses post-its et explique rapidement pourquoi il pense que c’est le meilleur vœu à faire.

Enfin, on utilise les 2 dernières minutes pour voter pour le meilleur vœu.

Les yeux de Shenron virent au rouge. « Votre vœu est exaucé ».

Le ciel redevient normal aussi vite que dit, les 7 dragon balls sont ejectées aux 7 coins de la planète.

Il faut maintenant attendre 1 an pour invoquer à nouveau le dragon ! (ou jusqu’à la prochaine rétrospective)

Storytelling de la fin

Et maintenant, c’est l’équipe qui doit faire en sorte que ce vœu soit réalisé pour la prochaine itération.
Et en tant que facilitateur, vous êtes le garant et vous vous assurez que cela est fait.

Etape 4 : Le générique de fin (~10 minutes)

La rétrospective touche à sa fin, c’est le moment de résumer ce qui s’est dit pour ne rien oublier. Vous pouvez aussi demander à votre équipe comment elle a vécu cette rétro pour savoir si vous pouvez la rejouer, l’adapter ou la jeter.

Cela peut être aussi l’occasion de rappeler les choses à continuer à essayer de l’exercice 2 et le vœu de Shenron en exercice 3.

Pour finir, vous pouvez aussi demander si votre équipe se sent plutôt :

• En fin d’arc, la rétrospective à cloturé correctement l’itération, vivement la prochaine.
• En pleine bataille contre Freezer, on attend l’épisode suivant à chaque fois et on en voit pas la fin.

Ca peut vous donner des billes pour la prochaine itération !

Le mot de la fin

Voilà, j’espère que cette rétrospective vous plaît, que vous allez l’essayer. Et mieux encore, qu’elle va plaire à votre équipe.

C’est avant tout ce qu’on recherche quand on fait une rétro, réussir à obtenir des feedbacks de manière ludique pour pouvoir s’améliorer en continu.

Mon avis est que les serious games sont une vraie bonne façon de faire ça, le plus compliqué c’est d’en trouver des différents chaque fois et surtout de les adapter par rapport à ce qui s’est passé dans le sprint.

Ce qui est cool en agile, c’est que tous les moyens sont bons et qu’il n’y a pas vraiment d’outil ou de process obligatoire, c’est à l’équipe de se construire elle-même et de construire ses outils.

Qui sait ? Peut-être que cette rétrospective entrera dans votre toolbox.

Autres

Cet article est une explication (& traduction) de l’original, en anglais, écrit il y a quelques temps sur Medium et disponible ci-dessous

https://medium.com/p/an-agile-retrospective-the-dragon-ball-edition-ee6c739db217